En plus des tâches de l’administration courante, le syndic assure des fonctions particulièrement importantes, nécessaires à la pérennité de la gestion de la copropriété : la trésorerie et l’archivage des évènements.
Rappel des tâches courantes (voir l’article sur Le Syndic)
- Gestion du personnel et des prestataires externes nécessaires aux tâches d’administration (entretien, sécurité et conservation),
- Préparation et organisation de l’Assemblée Générale,
- Contrôle du respect du règlement de copropriété.
La fonction de trésorier
Trésorier du syndicat des copropriétaires, il assure les fonctions de comptable de la copropriété. Il est assisté du Conseil Syndical dans la vérification des comptes.
A partir du compte de la copropriété, il procède aux règlements des factures courantes et des prestataires missionnés.
Le Syndic établit le projet budget prévisionnel de la copropriété.
Une fois voté en Assemblée Générale, il rédige à partir de celui-ci et des tantièmes de copropriété, les appels de charges et de travaux pour chaque copropriétaire.
La fonction d’archiviste
Il assure également les fonctions d’archiviste de l’ensemble des documents relatifs à la copropriété :
- Règlement de copropriété (avec s’il y en a ses modificatifs),
- Etat descriptif de division,
- Plans,
- Carnet d’entretien de l’immeuble,
- Fiche synthétique, Factures, …
A ce titre et dès le début de sa mandature, il a la charge de leur collecte, leur conservation et mise à jour, ainsi que leur communication (via un espace intranet).
De part cette mission, le syndic délivre un document appelé « Etat Daté », indispensable à la vente de votre bien en copropriété.
De fait, il est également le représentant légal du Syndicat des Copropriétaires dans les actions judiciaires dirigées :
- contre un copropriétaire débiteur,
- contre une entreprise prestataire (pour malfaçon par exemple)
- ou plus rare contre la copropriété : annulation d’une Assemblée Générale par exemple
